¿Vacaciones de verano? Consejos para dejar organizada nuestra vuelta a la oficina

¿Eres de los que aprovechas para hacer limpieza en casa de la nevera y de los armarios de la cocina antes de marcharte de vacaciones? En la oficina es también un buen momento para hacer limpieza.

• Nos desharemos de los papeles inútiles como los post-it con garabatos o aquellas notas ilegibles.

• Ordenaremos la mesa y los cajones clasificando los documentos, carpetas, etc.

• Haremos limpieza del ordenador. Es momento de limpiar el escritorio y reordenar en carpetas o enviar a la papelera.

• Guardaremos en un lugar seguro y accesible las carpetas importantes que necesitaremos a la vuelta.

Priorizar el trabajo antes de irse es primordial. ¿Tenemos tareas con fechas límite que no podamos posponer? Nos puede resultar útil hacer una lista de las tareas pendientes y priorizarlas por importancia y urgencia. También descubriremos aquellas tareas que podremos dejar para la vuelta.

Nuestro objetivo es poder desconectar durante las vacaciones y despejar la mente de aquello que nos espera a la vuelta. Para ello nos proporcionará seguridad dejar preparada una lista de las tareas priorizadas que deberemos de realizar a la vuelta. Esto nos permitirá que la vuelta a la rutina sea progresiva y no nos pongamos a realizar el primer día todo aquello que quedó por realizar o no podamos de dejar de pensar durante las vacaciones de todo aquello que dejamos pendiente. No nos podemos olvidar, sin embargo, que la vida sigue durante esas semanas y que deberemos de revisar los correos electrónicos al regresar y realizar una revisión de nuestra priorización incorporando aquello urgente e importante que haya surgido durante nuestros días de descanso. 

Resulta útil avisar a los contactos, clientes y compañeros con suficiente antelación (por ejemplo un par de semanas antes) de nuestra planificación de vacaciones. Así, si necesitan algo de nosotros, dependerá de ellos que nos contacten antes de marcharnos de vacaciones.

A su vez, deberemos recordar poner la respuesta automática en nuestro correo electrónico y notificar de nuestra ausencia en los aplicativos que lo permitan. Por ejemplo, si utilizamos un CRM en nuestro trabajo es bueno que nos aseguremos de haber informado de nuestra ausencia para que no se nos asignen nuevas negociaciones.

¿Puedes prever que el último y primer día antes y después de las vacaciones será un día intenso con llamadas e imprevistos? En ese caso informa a tus contactos que marchas un día antes y vuelves un día después y dedícate estos días para organizar la marcha y la vuelta con una menor presión.

También es importante revisar con antelación la agenda y reprogramar, si es necesario, aquellas reuniones que coincidan con el período vacacional. Y aún podemos ser más previsores si miramos a un mes vista de la vuelta de las vacaciones aquellos proyectos en marcha para anticipar las necesidades que puedan surgir justo en medio de nuestras vacaciones.

Si estamos en una posición de liderazgo, tal vez sea el momento perfecto para aprender a delegar y dar nuevas responsabilidades a personas del equipo en nuestra ausencia.