¿Cómo hacer que el modelo de trabajo híbrido funcione? Consejos para su implementación

Son cada vez más las empresas que optan por el modelo de trabajo híbrido. Una tendencia que se ha visto impulsada por la pandemia y que aporta una serie de beneficios tanto para la propia empresa como para sus trabajadores. 

Algunos de los beneficios para la empresa son la reducción de costes por ejemplo en infraestructura, la posibilidad de utilizar de una manera más eficiente los espacios, un aumento de la productividad por beneficiarse de las ventajas del trabajo presencial y el trabajo en remoto o poder atraer a nuevo talento.

Los beneficios para los trabajadores incluyen facilitar una mayor conciliación familiar y una mayor flexibilidad laboral, aprovechando los beneficios del trabajo presencial como la mayor interacción humana.

Resulta lógico pensar que la implementación del modelo híbrido es la solución ideal al resultar el modelo mixto entre el trabajo presencial y el trabajo en remoto, siendo este el modelo que nos permita aprovechar los beneficios de ambos y huir de sus inconvenientes. Si queremos que el modelo híbrido funcione, es necesario ser capaces de realizar antes un análisis e implementar una serie de cambios. 

1. Repensar y adaptar los espacios de trabajo. Al poner en práctica el trabajo híbrido, es posible que tu compañía no necesite una oficina tan amplia como lo hacía antes. De hecho, reducir el espacio físico y mobiliario puede ser una oportunidad para disminuir los gastos fijos. También puedes considerar adaptar los espacios de trabajo creando nuevos espacios que fomenten el trabajo en equipo, las relaciones sociales entre trabajadores o nuevos espacios para el descanso. 

2. Analizar cada rol y puesto de trabajo. Hay que ser conscientes que no todos los puestos de trabajos o roles pueden llevarse a cabo de forma remota. El primer paso a tomar en consideración es evaluar en detalle cada puesto laboral para considerar si se quiere pasar de un modelo de trabajo presencial a un modelo de trabajo híbrido. En el caso de aquellos que puedan pasar a ser desempeñados de forma híbrida será necesario crear un plan de trabajo adaptado. Puede ser también un buen momento para analizar las tareas de los trabajadores o aprovechar el cambio de modelo para alcanzar nuevos objetivos.

3. Escuchar a los empleados. Dentro de las mejores prácticas del modelo de trabajo híbrido, destaca la escucha activa. Los trabajadores más jóvenes pueden mostrarse más predispuestos a trabajar desde casa con un modelo híbrido y acudir a la oficina una vez por semana. Por su parte, los empleados de mayor edad podrían sentirse incómodos frente a un cambio tan drástico. Resulta importante ser capaces de escuchar los deseos y necesidades de cada trabajador adaptando cada plan de trabajo según sus preferencias. Al fin y al cabo, uno de los objetivos del trabajo híbrido es la flexibilidad.

4. Implementar herramientas de trabajo colaborativo y tecnologías que unan la presencialidad y trabajo remoto. La comunicación entre empleados debe ser posible desde cualquier lugar  sea cual sea el grado de implementación del trabajo híbrido.  Para ello será necesario implementar nuevas soluciones tecnológicas como una herramienta o software de trabajo colaborativo que incluyen distintas herramientas de comunicación, gestión de tareas y proyectos, calendarios compartidos y CRM. 

Bitrix24 y Asana se presentan como algunas de las mejores aliadas tecnológicas para la implementación exitosa del modelo de trabajo híbrido. 

5. Capacitar a los trabajadores para el trabajo híbrido. El trabajo híbrido supone un reto para las organizaciones en lo relativo por ejemplo en la preservación del sentimiento de equipo, la comunicación y las relaciones entre trabajadores. En el punto anterior hacíamos referencia a la importancia de implementar soluciones tecnológicas como son las herramientas colaborativas. No obstante, es fundamental que toda la plantilla sepa cómo utilizarlas adecuadamente.

Sin embargo, al igual que es recomendable invertir en capacitación relacionada con todas las herramientas de software que se implementen, también puede ser aconsejable brindar formación relacionada con la gestión del tiempo, los riesgos psicosociales atribuidos al trabajo remoto o los estilos de comunicación . Así, los empleados aprenderán trucos para mejorar su productividad y mantener la concentración aun si trabajan desde casa. De la misma manera, los líderes deben capacitarse, también, para motivar a un equipo híbrido, comprender la necesidad de las dinámicas de feedback y reconocimiento o evitar la microgestión.

6. Brindar todos los elementos necesarios para que cada empleado desarrolle su función desde casa, así como herramientas para combatir el agotamiento digital. La implementación de un software, o diferentes herramientas colaborativas, es esencial. No obstante, también lo es comprar el equipo necesario para trabajar de forma híbrida (ordenador, impresora, teléfono, mesa de trabajo, silla o cualquier otro elemento necesario para el desarrollo de sus funciones). 

7. Cambiar la mentalidad empresarial centrándose en el desempeño, su monitorización, así como premiar el cumplimiento de metas. 

Para que el modelo de trabajo híbrido se instaure de manera exitosa resulta necesario dejar de prestar tanta atención a la presencialidad o la cantidad de horas trabajadas y enfocarse en los resultados.  

Algunas de las prácticas que aconsejamos son monitorear los avances de los trabajadores (sin inmiscuirse en sus tareas), evaluar su productividad, su uso de recursos, su responsabilidad o su motivación, así como ser capaces de premiar si han cumplido correctamente con su rol y han alcanzado las metas planteadas.

En Kaizen Barcelona | Boutique Consulting podremos prestarte la ayuda necesaria para pasar, de manera exitosa en tu empresa u organización, del modelo de trabajo presencial al modelo de trabajo híbrido. 

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