noviembre 01, 2023
Por Eric Ramos

Mejora de procesos. Procesos y flujos de trabajo: definición y diferencias

¿Eres capaz de definir qué es un proceso y qué es un flujo de trabajo y en qué se diferencian? Resulta habitual utilizar ambos términos de manera equívoca entre ellos. Conocer su definición y diferencias es el primer paso para ser capaces de implementar una mejora de procesos en nuestra empresa u organización.

Procesos. Definición y efectos en los costes empresariales

Definimos como proceso a la secuencia de actividades, subdivididas en tareas, ordenadas en una secuencia lógica de correlatividad, con relaciones de causa y efecto entre ellas, y con el objetivo de entregar un producto, servicio, información o solución a un cliente, bien sea interno o externo.

La eficiencia del proceso es la cantidad de esfuerzo (tiempo y costes de ejecución) que se requiere para alcanzar el objetivo. Analizar, modelar y mejorar continuamente los procesos para hacerlos más eficientes y eficaces es una excelente manera de hacer que las empresas sean más rentables.

Flujos de trabajo. Definición y ventajas en la eficiencia de los procesos

Un proceso es una secuencia de tareas con las que un equipo de trabajo se comunica y coordina para entregar un resultado. El Flujo de Trabajo es un desarrollo tecnológico con herramientas que ayuda a lograr ese resultado de una manera óptima.

Los flujos de trabajo o workflow son el conjunto de herramientas tecnológicas utilizadas por los involucrados en el proceso, que pueden ser de un único departamento o de varios departamentos, que favorecen la coordinación entre los implicados en el proceso y logran que el proceso siga su secuencia, desde su inicio hasta su finalización.

Entre otras, estos tienen en cuenta la necesaria gestión de documentos, la organización e intercambio de la información y la coordinación secuencial de las diferentes actividades y tareas implicados en el proceso. Además facilitan la movilidad del personal, favorecen la automatización de métodos, acciones o actividades, y ofrecen mecanismos de control y seguimiento de procedimientos, así como de toma de decisiones.

Son cada vez más las empresas que optan por el modelo de trabajo híbrido. Una tendencia que se ha visto impulsada por la pandemia y que aporta una serie de beneficios tanto para la propia empresa como para sus trabajadores.

Algunos de los beneficios para la empresa son la reducción de costes por ejemplo en infraestructura, la posibilidad de utilizar de una manera más eficiente los espacios, un aumento de la productividad por beneficiarse de las ventajas del trabajo presencial y el trabajo en remoto o poder atraer a nuevo talento.

Los beneficios para los trabajadores incluyen facilitar una mayor conciliación familiar y una mayor flexibilidad laboral, aprovechando los beneficios del trabajo presencial como la mayor interacción humana.

Resulta lógico pensar que la implementación del modelo híbrido es la solución ideal al resultar el modelo mixto entre el trabajo presencial y el trabajo en remoto, siendo este el modelo que nos permita aprovechar los beneficios de ambos y huir de sus inconvenientes. Si queremos que el modelo híbrido funcione, es necesario ser capaces de realizar antes un análisis e implementar una serie de cambios. 

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