Flujos de trabajo o cómo automatizar las tareas cotidianas. Trabajando con los flujos de trabajo en Bitrix24

junio 21, 2024
Por Eric Ramos

Flujos de trabajo o cómo automatizar las tareas cotidianas. Trabajando con los flujos de trabajo en Bitrix24

Los flujos de trabajo automatizan las tareas cotidianas. Disponer de unos flujos de trabajo bien definidos nos ayudarán por ejemplo a mejorar nuestra productividad, reducir errores y ahorrar tiempo y recursos al poder detectar y automatizar aquellas tareas innecesarios y repetitivas. Su correcta implementación será también el resultado de contar con la herramienta adecuada y el soporte de un consultor experto en mejora de procesos y transformación digital.

El flujo de trabajo ("workflow" en inglés) es una secuencia de procesos por los que atraviesa una parte del trabajo, desde su inicio hasta su finalización, y en el que se describe cómo se realiza el trabajo, quién lo realiza, en qué orden y bajo qué condiciones.

Uno de los principales objetivos de los sistemas de flujo de trabajo es reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y la organización en el sistema de información.

Beneficios del uso de flujos de trabajo

Mejora de la eficacia y la productividad del trabajo de los empleados

Los flujos de trabajo codifican todas las tareas y señalan los encargados de realizarlas. Es decir, definen los pasos necesarios para completar una tarea o proceso así como conectan a las personas adecuadas con los datos correctos. los flujos de trabajo ayudan a minimizar los tiempos muertos y los recursos desperdiciados.. Al conectar automáticamente a las personas adecuadas con los datos correctos, se mejora la eficacia y la productividad.

Ayuda a la priorización de tareas y la gestión de las cargas de trabajo

El uso de los flujos de trabajo permite a los empleados disponer de una buena visión de conjunto de sus tareas pendientes, ven lo que es o no prioritario en ese momento y priorizarlas. A la vez también son una excelente herramienta a los supervisores al permitir analizar las cargas de trabajo o la priorización de las tareas estableciendo fechas límite o realizando un seguimiento del tiempo empleado para la realización de estas.

Normalización de los métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos y mejora de la consistencia y calidad

Con los flujos de trabajo todos los miembros del equipo saben exactamente quién está haciendo qué, cuándo y por qué es importante. Esta normalización de los métodos de trabajo consolidará una manera de trabajar compartida en la empresa u organización garantizando así una colaboración más fácil. Así mismo, como hay unos pasos estandarizados, las tareas se realizan de manera consistente y con calidad, reduciendo errores y aumentando la satisfacción del cliente.

Ahorro de tiempo y automatización de tareas repetitivas

Los flujos de trabajo pueden integrarse con herramientas de automatización que nos permitan eliminar tareas repetitivas o substituidas por reglas automatizadas, ahorrando tiempo y carga de trabajo a los empleados.

Flexibilidad y adaptabilidad

Los flujos de trabajo pueden adaptarse a las necesidades de cada proyecto o equipo, lo que permite una mayor flexibilidad y agilidad en la respuesta a los cambios del entorno.

Mejora de la transparencia

Al establecer procesos secuenciales y responsabilidades definidas, promueven la transparencia en la organización.

Pasos para implementar flujos de trabajo en tu empresa

PASO 1: Conoce los procesos de cada departamento y las relaciones entre ellos

Realiza un análisis detallado de los procesos en cada departamento para conocer cuáles son las actividades y tareas que se realizan, quién es el responsable y las relaciones de estos con otros departamentos (interacciones, dependencias y puntos de conexión).

PASO 2: Detecta el exceso de pasos en cada proceso para automatizarlos

Identifica cualquier paso que pueda ser considerado excesivo o innecesario al no aportar valor al resultado final. Si no puedes eliminarlos, entonces el objetivo debe ser automatizarlos para ahorrar tiempo y recursos.

PASO 3: Escoge aquella solución para gestionar flujos de trabajo que también incorpore herramientas que permitan la correcta implementación

Para asegurar el éxito en la implementación será necesario que escojas aquella solución tecnológica que no solo te permita configurar los flujos de trabajo, sino que también cuente con herramientas que nos ayuden a realizar de manera integrada todas la tareas vinculadas. Resultará útil contar con herramientas de comunicación y colaboración entre empleados (canales de noticias, redes sociales corporativas, mensajería, base de datos de conocimientos, etc.) o con los clientes (correo electrónico, SMS, etc.), así como con herramientas para la gestión de la firma electrónica de documentos, para la gestión de RRHH, de seguimiento de tiempo, de análisis de resultados, etc.

PASO 4: Cuenta con la ayuda de un consultor en mejora de procesos y transformación digital

Contar con el soporte de un experto en la implementación de flujos de trabajo nos permitirá ahorrar en tiempo y recursos, así como asegurarnos la correcta implementación y optimización. Las consultorías boutique, como Kaizen Barcelona, ofrecen una atención personalizada y especializada a la medida de las circunstancias únicas de cada cliente y centrados en atender de manera integral sus distintas necesidades.

PASO 5: Mejora la comunicación entre departamentos

Una comunicación fluida entre los distintos departamentos es clave para el éxito de un flujo de trabajo. Si consideras que existen problemas de comunicación entre departamentos considera instaurar nuevos canales de comunicación que faciliten la interacción entre estos.

PASO 6: Documenta los procesos y ponlos a disposición de los empleados

Esto puede incluir la creación de diagramas de flujo, listas de verificación y cualquier otra documentación para identificarlos de manera clara y detallada. Recuerda ponerlos a disposición de todos tus empleados.

Flujos de trabajo con Bitrix24

Los flujos de Bitrix24 son una herramienta nueva para gestionar tareas en Bitrix24. Cada departamento puede crear su propio flujo, y las tareas de otros empleados fluirán hacia él. Con Flujos de Bitrix24 puedes:

recopilar tareas en un solo lugar y distribuirlas entre los responsables,
monitorear la carga de trabajo de los empleados,
rastrear la velocidad de ejecución de tareas,
encontrar áreas problemáticas en tu trabajo.

Las tareas en un flujo se distribuyen automáticamente entre los responsables designados, lo que evita el caos y la confusión. Puedes configurar la forma de distribución de tareas dentro del flujo, los responsables y las notificaciones. También puedes analizar la eficiencia del flujo.