Del AS IS al TO DO (pasando por el TO BE): cómo mapear, rediseñar e implementar procesos que funcionan con tecnología que transforma

junio 04, 2025
Por Eric Ramos

Del AS IS al TO DO (pasando por el TO BE): cómo mapear, rediseñar e implementar procesos que funcionan con tecnología que transforma

Muchas organizaciones siguen operando con procesos que nacieron sin un diseño consciente. Son fruto de la costumbre, del crecimiento orgánico o de parches temporales que se volvieron permanentes. Hasta que un día esos procesos dejan de funcionar: aparecen errores, falta de coordinación o tareas duplicadas que frenan el avance.

Para transformar esta realidad, es necesario un enfoque estructurado:
comprender cómo se trabaja hoy (AS IS), imaginar cómo se debería trabajar (TO BE) e implementar los cambios necesarios (TO DO).
Pero hay un matiz importante: el TO DO no es solo un plan, es tecnología implementada.

Fase AS IS: comprender la realidad actual

Antes de proponer soluciones, hay que entender la situación real. El AS IS consiste en mapear los procesos tal y como existen hoy, incluyendo:

Las tareas que se ejecutan
Las herramientas utilizadas
Los roles y responsables
Las interacciones y dependencias
Los cuellos de botella o puntos críticos

Este análisis aporta una visión objetiva que permite identificar claramente qué funciona, qué no, y por qué.

Fase TO BE: diseñar una versión mejorada

Con el diagnóstico sobre la mesa, es posible rediseñar los procesos en función de los objetivos organizativos. El TO BE no es una utopía, sino un modelo alcanzable que mejora la eficiencia, la coordinación y la trazabilidad. Algunos de sus principios suelen ser:

Reducción de tareas manuales
Digitalización de flujos
Roles bien definidos
Mejora en la comunicación entre equipos
Procesos más rápidos y escalables

Este escenario deseado marca el rumbo de la transformación.

Fase TO DO: tecnología que hace realidad el cambio

Aquí es donde el plan se convierte en acción. El TO DO representa la implementación concreta del rediseño, normalmente con ayuda de tecnología.

Esta fase incluye:

Selección de herramientas adecuadas (CRM, gestores de tareas, automatizadores, integradores, etc.)
Configuración de plataformas adaptadas a los procesos definidos
Creación de automatismos para eliminar tareas repetitivas
Integración entre sistemas que antes trabajaban de forma aislada
Formación a los equipos y soporte en la adopción

El TO DO no es solo implementar herramientas, es convertir la estrategia en una solución digital que funcione en la realidad de cada organización.

Tecnología sí, pero con propósito

Un error frecuente es incorporar tecnología sin un análisis previo, esperando que por sí sola resuelva los problemas. Sin embargo, la tecnología solo transforma cuando responde a un diseño funcional y a una necesidad clara.

Este enfoque —AS IS, TO BE, TO DO— permite que cada herramienta tecnológica se implemente con sentido, alineada con la realidad operativa de la empresa y sus metas estratégicas.

De la visión a la acción

La clave no está en la cantidad de funcionalidades, sino en tener procesos bien definidos y una tecnología bien aplicada. Solo así se logra una transformación real, sostenible y medible.

Mapear lo que existe, rediseñar lo que debe ser, e implementar lo que hará que suceda: ese es el camino.